Od 1 lipca 2027 r. w kasach fiskalnych z elektronicznym zapisem kopii nie będzie można wymienić pamięci fiskalnej. Taki sam zakaz obowiązuje już w kasach z papierowym zapisem kopii. W praktyce zapełnienie pamięci albo jej awaria zakończy możliwość dalszego korzystania z urządzenia. Przedsiębiorcy, którzy pracują na starszych kasach, mają jeszcze czas, aby bez pośpiechu zaplanować przejście na kasę online.
Jakie kasy fiskalne obejmie zakaz wymiany pamięci fiskalnej?
Od 1 maja 2026 r. w Polsce działają kasy online, czyli kasy fiskalne połączone z Centralnym Repozytorium Kas (CRK). CRK to system, do którego kasy online przesyłają dane o sprzedaży. Do tej grupy należą także kasy wirtualne. Obok kas online nadal pracują tradycyjne kasy fiskalne, czyli urządzenia z papierowym albo elektronicznym zapisem kopii. Kasa z papierowym zapisem kopii drukuje kopie paragonów na papierze, a kasa z elektronicznym zapisem kopii przechowuje je na nośniku elektronicznym. Żadna z tych kas nie przesyła danych do CRK.
Tradycyjne kasy fiskalne można nadal stosować, ale nie przy każdej działalności. Przepisy wyłączają z tej możliwości czynności wymienione w art. 145b ust. 1 ustawy o VAT, m.in. usługi krótkotrwałego zakwaterowania. Przy takiej sprzedaży potrzebna jest kasa online.
Zmiany w zasadach wymiany pamięci fiskalnej wprowadza ustawa z 4 września 2026 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 2026 r., poz. 1270). Nowelizacja zmienia brzmienie art. 145a ust. 5 ustawy o VAT. Dotychczas przepis ten obejmował wyłącznie kasy z papierowym zapisem kopii, a od lipca 2027 r. obejmie oba rodzaje tradycyjnych kas.
| Okres | Kasy, w których nie można wymienić pamięci fiskalnej |
| Do 30 czerwca 2027 r. | Kasy z papierowym zapisem kopii |
| Od 1 lipca 2027 r. | Kasy z papierowym i elektronicznym zapisem kopii |
Co zakaz wymiany pamięci fiskalnej oznacza w praktyce?
Celem nowych przepisów jest stopniowe wycofanie z rynku kas starego typu. Według uzasadnienia nowelizacji kasy z elektronicznym zapisem kopii nie spełniają norm kas online, ponieważ nie mają funkcji przesyłania danych do CRK. Ustawodawca zastosował wobec nich to samo rozwiązanie, które od dłuższego czasu dotyczy kas z papierowym zapisem kopii.
Zakaz wymiany pamięci fiskalnej nie oznacza, że kasy z elektronicznym zapisem kopii trzeba wycofać 1 lipca 2027 r. Urządzenie może pracować dalej, dopóki jego pamięć fiskalna działa i ma wolne miejsce. Problem pojawia się wtedy, gdy pamięć się zapełni albo ulegnie awarii. Od lipca 2027 r. serwis nie będzie mógł jej wymienić, a przedsiębiorca nie będzie mógł dalej używać takiej kasy. Sprzedaż trzeba będzie wtedy rejestrować na innym urządzeniu.
Pamięć fiskalna ma ograniczoną pojemność, dlatego każda tradycyjna kasa w pewnym momencie dojdzie do granicy swojej żywotności. Awaria może też nastąpić bez zapowiedzi. Firma, która nie ma przygotowanego planu, może zostać bez sprawnej kasy w środku sezonu albo w okresie największego ruchu. Zakup, konfiguracja i fiskalizacja nowego urządzenia zajmują czas, a przerwa w sprzedaży oznacza utracone przychody.
Jak przygotować firmę na zmiany w kasach fiskalnych?
Przejście na kasę online łatwiej przeprowadzić zawczasu niż w sytuacji awaryjnej. Pomaga w tym kilka prostych kroków.
- Pierwszym krokiem jest ustalenie, z jakiej kasy korzysta firma. Typ urządzenia można sprawdzić w dokumentacji kasy, w książce kasy albo u serwisanta.
- Następnie należy sprawdzić stopień zapełnienia pamięci fiskalnej. Serwisant może to zrobić podczas przeglądu technicznego, a wiele kas pozwala odczytać tę informację z poziomu menu.
- Trzeba też upewnić się, czy firma nie prowadzi czynności, przy których tradycyjna kasa już dziś nie wystarcza. Dotyczy to przede wszystkim działalności wymienionych w art. 145b ust. 1 ustawy o VAT.
- Kolejnym krokiem jest wybór kasy online dopasowanej do skali i charakteru sprzedaży. Inne urządzenie sprawdzi się w małym punkcie usługowym, a inne w sklepie z dużą liczbą transakcji dziennie. Dostępne modele można przejrzeć w kategorii urządzenia fiskalne.
- Na koniec warto zaplanować termin wymiany, tak aby obejmował fiskalizację nowej kasy i przeszkolenie pracowników. Najlepiej przeprowadzić ją poza okresem największego ruchu w firmie.
Przy wyborze kasy online znaczenie mają przede wszystkim rodzaj prowadzonej działalności, liczba stanowisk sprzedaży oraz sposób pracy personelu. Liczy się też możliwość współpracy kasy z terminalem płatniczym lub programem sprzedażowym, jeśli firma z nich korzysta. Firmy z kilkoma punktami sprzedaży mogą rozłożyć wymianę w czasie i zacząć od kas, których pamięć jest najbardziej zapełniona.
Kasy z elektronicznym zapisem kopii mogą jeszcze pracować, ale ich czas się kończy. Od lipca 2027 r. każda awaria lub zapełnienie pamięci fiskalnej będzie oznaczać konieczność zakupu nowego urządzenia. Przedsiębiorca, który zaplanuje wymianę z wyprzedzeniem, uniknie przestoju w sprzedaży i nerwowych decyzji podejmowanych pod presją czasu.
