Najczęściej popełniane błędy przy wyborze kasy fiskalnej — czego unikać? Zakładając własną działalność gospodarczą stoimy przed wyborem kasy fiskalnej. Regulacje prawne nakładają obowiązki posiadania kas coraz większej ilości firm. Na rynku znajdziemy bardzo dużo modeli, które różnią się między sobą ceną i parametrami, dlatego dobór odpowiedniej jest dość sporym problemem. Przez tak różnorodny wybór przedsiębiorca nie wie czym ma się kierować, przez co narażony jest na popełnianie wielu błędów. Większość można szybko wyeliminować zgłębiając o nich wiedzę, którą przedstawimy poniżej.
Zbyt szybkie kupowanie oraz brak jakości
Wybór urządzenia należy starannie przemyśleć. Najczęstszym błędem, jaki jest popełniamy to zbyt szybkie kupowanie kasy bez wcześniejszego przemyślenia potrzeb firmy. Często wpływ na to ma najniższa cena. Znacznie ważniejszą kwestią jest możliwości, jakie nam daje kasa i odpowiednie opcje do wykorzystania w firmie. Nie dostosowanie kasy do działalności powoduje dalsze problemy przy użytkowaniu, a nawet brak możliwości jej stosowania. Przed wyborem należy szczegółowo przeanalizować jakich funkcji potrzebujemy oraz sprawdzić najlepsze jakościowo opcje, gdyż często psująca się kasa dokłada wielu problemów, a nawet zawieszenie działalności.
Nie dostosowanie wielkości bazy towarowej do działalności
Każda kasa ma odpowiednią bazę kodów towarowych do zaprogramowania. Częstym błędem jest niedostosowanie tej bazy. Oprócz bieżących potrzeb przedsiębiorca nie bierze pod uwagę późniejszego zapotrzebowania i większej ilości towarów czy usług, przez co naraża się na ograniczenia. Najlepiej w tym wypadku wybierać kasy z bazami towarowymi, które są o 40-50 procent większe niż bieżące potrzeby. Pozwoli nam to na używanie kasy nawet w przypadku zmiany profilu działalności lub rozbudowy obecnej.
Złe określenie miejsca używania kasy
Wybierając profil działalności powinniśmy mieć na uwadze rodzaj kasy – stacjonarna lub przenośna. W przypadku prowadzenia sklepu w budynku nie ma wątpliwości co do tego, jaka powinna być kasa (stacjonarna, zasilana prądem), natomiast w przypadku np. świadczenia usług u klienta najlepiej zainwestować w kasę przenośną, która w razie potrzeby może stanowić również tą stacjonarną. Zaletami takiego wyboru jest możliwość działania na akumulatorze przez parę godzin oraz stosunkowo niewielkie rozmiary, które często mieszczą się nawet w torebce. Z tego też powodu warto zastanowić się nad tym, gdzie będziemy używać urządzenia.
Brak dodatkowych funkcji
Przy wyborze kasy najczęściej kupujący kierują się podstawowymi funkcjami, czyli wystawianiem paragonów i rejestracją sprzedaży. Uważają, że takie funkcje nie będą przydatne i w efekcie nie biorą ich pod uwagę. Jednak po pewnym czasie, wraz z rozrastaniem się działalności, możliwości te przestają wystarczać. Aby zachować płynność działania, potrzebujemy więcej funkcji takich jak możliwości płatności kartą, elektroniczna kopia paragonu (brak przechowywania stosu papierowych rolek przez 5 lat) czy też możliwość podłączenia innych urządzeń, które wspierają i usprawniają sprzedaż. Najlepiej te funkcje mieć już na starcie działalności. Konieczne jest zapytanie w takiej sytuacji autoryzowanego sprzedawcy czy na pewno kasa, którą mamy zamiar kupić posiada funkcję podłączenia około kasowego sprzętu (szuflada kasowa, czytnik kodów kreskowych, wago-skanera). Usługi sfinalizowania transakcji za pomocą karty płatniczej lub poprzez mobilne płatności, jest w tych czasach konieczne, warto więc rozważyć na samym początku kupienie kasy z dodatkowymi funkcjami.
Wybór kasy od przypadkowych sprzedawców
Miejsce zakupu kasy jest bardzo ważne ze względu na gwarancję jakości i późniejszej obsługi. Sprzedawca jest zobowiązany udzielać nam gwarancji oraz naprawiać wszelkie usterki czy awarie. Powinien posiadać on odpowiednie uprawnienia do tego typu działań. W przypadku zmiany serwisu, mamy obowiązek wypełniać stosowne wnioski oraz ponosić koszty, na co nie zawsze jest czas. Najlepiej w tej sytuacji wybrać kasę fiskalną u renomowanego i wysoko ocenianego dystrybutora.
Wybór kasy fiskalnej nie jest łatwym zadaniem, dlatego też należy dołożyć wszelkich starań i przeanalizować dokładnie potrzeby firmy, aby w późniejszym czasie ominąć problemy wynikające z nieodpowiedniego dostosowania.
