Bycie posiadaczem kasy fiskalnej wiąże się z kilkoma obowiązkami. Nie ma przy tym znaczenia rodzaj wykonywanej przez nas działalności gospodarczej. Zarówno osoby prowadzące salon fryzjerski, jak i sklep spożywczy posiadają urządzenie fiskalne, którego zadaniem jest rejestrowanie wszystkich sprzedaży. Nie wolno zapomnieć o dopełnieniu żadnego z naszych obowiązków. Wszelkie niedopatrzenie powiązane są z poważnymi konsekwencjami. Szczególnie istotne jest zgłoszenie kasy do urzędu skarbowego. Należy udać się do oddziału w miejscu, w którym prowadzimy naszą działalność gospodarczą. Robimy to jeszcze przed zakupem kasy – trzeba zgłosić taki zamiar i to, że planujemy rozpocząć sprzedaż usług bądź towarów. W urzędzie podamy takie informacje jak liczba kas fiskalnych, miejsce ich instalacji oraz kiedy zaczniemy ewidencjować naszą działalność.
Na czym polega fiskalizacja kasy?
Jest to drugi z obowiązków spoczywających na właścicielach tego rodzaju urządzeń. Zająć się tym może jedynie autoryzowany serwis. Wybór odpowiedniej firmy jest kluczowy. Chociaż fiskalizacja kas jest czynnością jednorazową, w razie usterek lub awarii powinniśmy mieć pewność, że wybrany przez nas serwis będzie w stanie zapewnić nam wysokiej jakości obsługę.
Po zakończeniu procesu fiskalizacji pozostaje nam zgłosić to do naszego urzędu skarbowego. Warto upewnić się, czy zrobił to także nasz serwisant, gdyż on również ma taki obowiązek. Z urzędu powinniśmy otrzymać unikalny numer identyfikacyjny. Musimy również nanieść go na naszą kasę w sposób trwały. Chodzi o to, aby w trakcie użytkowania nie doszło do zatarcia tego numeru. Z uwagi na obowiązujące przepisy, zmiany firmy zajmującej się serwisem kas fiskalnych nie jest prostym zadaniem. Trzeba złożyć odpowiedni wniosek u producenta naszej kasy. Następnie informujemy o tym Urząd Skarbowy, jeżeli producenta pozytywnie rozpatrzył nasz wniosek. Wszystko to jest spowodowany tym, że wyłącznie jeden serwis ma prawo do odczytania pamięci danej kasy fiskalnej.
Kolejne obowiązki posiadaczy kasy fiskalnej
Po rozpoczęciu ewidencjonowania sprzedaży w naszym miejscu pracy, mamy obowiązek przechowywania kopii każdego wydanego paragonu przez okres 5 lat. Czas ten zaczynamy liczyć od końca roku obrotowego, w którym wydrukowaliśmy dany paragon. Przepisy uściślają również kwestię sposobu archiwizowania naszych paragonów. Jest ona ściśle związana z posiadanym modelem kasy fiskalnej. Urządzenia dostępne W Polsce oferują możliwość przechowywania danych w sposób elektroniczny albo papierowy. Ta druga opcja jest o wiele tańsza i tym samym popularniejsza. Jednakże niższa cena urządzenia jest równoważona przez wyższe koszty eksploatacji wynikające z obecności dwóch rolek papieru. Jedna jest przeznaczona do drukowania paragonu, a na drugiej powstaje kopia dokumentu. W wersji elektronicznej kopia paragonu zostaje zapisana na wewnętrznej karcie pamięci SD.
Oprócz paragonów właściciel urządzenia fiskalnego musi wydrukować na koniec każdego dnia sprzedaży raport dobowy. Z kolei na koniec miesiąca należy sporządzić raport miesięczny. Raporty dobowe nie są konieczne z tych dni, w których nie doszło do żadnej sprzedaży. Sprawnie działająca kasa fiskalna ma ogromne znaczenie.
Każda awaria negatywnie wpływa na naszą zdolność do rejestrowania sprzedaży. W razie popełnienia pomyłki możemy mieć problemy w urzędzie skarbowym, gdy przyjdzie czas na rozliczenie się ze swoich przychodów. Właśnie dlatego okresowe przeglądy techniczne są obowiązkowe. Przynajmniej jeden przegląd w ciągu dwóch lat. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby przeprowadzać takie przeglądu o wiele częściej. Zajmują się tym wyłącznie serwisanci posiadający właściwe uprawnienia. Firma serwisująca odpowie na nasze zgłoszenie potrzeby przeglądu technicznego w ciągu 5 dni.
Czym jest Książka Kasy Rejestrującej?
Można uznać ją za dokument tożsamości naszej kasy fiskalnej. Taka książka zawiera w sobie liczne istotne informacje dotyczące danego urządzenia. Chodzi między innymi o jego numer ewidencyjny, unikatowy, fabryczny, model i nazwę kasy oraz ewentualnie numer nadany przez jej producenta. Wewnątrz Książki Kasy Rejestrującej znajdziemy także dane o właścicielu danej kasy oraz firmie zajmującej się jej serwisowaniem.
Oprócz tego w książce serwisowej powinna znaleźć się lista wykonanych na niej operacji. Mamy obowiązek przechowywać taki rodzaj książeczki przez cały okres korzystania z kasy fiskalnej. Może się zdarzyć, że urzędnik ze skarbówki zażąda wglądu do naszej Książki Kasy Rejestrującej. Wszelkie braki w dokumentacji mogą negatywnie wpłynąć na wiarygodność prowadzonej przez nas sprzedaży.
