Rozpoczynając działalność gospodarczą, możesz skupić się na remoncie lokalu, zakupie sprzętu i organizacji pracy. W tym natłoku formalności łatwo zastanawiać się, czy późniejszy zakup kasy fiskalnej nie pozbawi Cię prawa do ulgi. Warto wiedzieć, że przepisy przewidują konkretne warunki, które decydują o możliwości odzyskania części wydatków. Sprawdź, jak wygląda to w praktyce.
Na czym polega ulga na zakup kasy fiskalnej online?
Jeśli prowadzisz działalność i masz obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej online, możesz ubiegać się o zwrot części kosztów jej zakupu. Ulga wynosi 90% ceny zakupu netto, jednak maksymalnie 700 zł.
Prawo do zwrotu przysługuje:
- podatnikom, u których powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy rozpoczęli ewidencjonowanie w obowiązującym terminie przy użyciu kas online,
- podatnikom, którzy dobrowolnie rozpoczęli ewidencję sprzedaży na kasie online i wcześniej nie korzystali z innych kas,
- podatnikom zobligowanym do wymiany dotychczasowych kas na kasy online ze względu na rodzaj prowadzonej działalności.
Możesz zauważyć, że ustawodawca jasno wskazuje, że chodzi o kasy online oraz o rozpoczęcie ewidencji w określonych ramach czasowych.
Termin 6 miesięcy – o czym musisz pamiętać?
Jednym z warunków uzyskania ulgi jest termin zakupu kasy. Przepisy mówią, że zakup musi nastąpić nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży.
Jeśli zmagasz się z wątpliwością, czy data rejestracji działalności ma tu znaczenie, warto przyjrzeć się interpretacjom podatkowym. Liczy się moment faktycznego rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży, a nie sam wpis do CEIDG.
Oprócz zachowania terminu musisz spełnić dodatkowe warunki:
- rozpocząć prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu zakupionej kasy online,
- posiadać fakturę dokumentującą zakup,
- mieć dowód zapłaty całej należności za kasę.
Bez spełnienia tych wymogów urząd skarbowy może odmówić zwrotu.
Przykład z praktyki – działalność otwarta wcześniej niż sprzedaż
W jednej z indywidualnych interpretacji podatniczka rozpoczęła działalność 9 kwietnia 2025 roku. Korzystała ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT. Zgodnie z profilem działalności powinna posiadać kasę fiskalną od pierwszego dnia wykonywania czynności.
W praktyce sprzedaż rozpoczęła dopiero w maju. Wcześniejsze zarejestrowanie firmy było związane z koniecznością przeprowadzenia remontu i zakupu wyposażenia na fakturę, aby móc ująć wydatki w kosztach. Kasę online kupiła i zarejestrowała 23 kwietnia 2025 r., a pierwszą sprzedaż zaewidencjonowała 4 maja 2025 r.
Możesz zastanawiać się, czy w takiej sytuacji wcześniejsze założenie działalności, a późniejszy zakup kasy nie wyklucza prawa do ulgi. Podatniczka również miała takie wątpliwości i wystąpiła o interpretację.
Stanowisko Dyrektora KIS – kiedy przysługuje zwrot?
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że w opisanej sytuacji podatniczce przysługuje prawo do zwrotu. Istotne było to, że od momentu założenia działalności do chwili zakupu kasy nie wykonywała czynności, które wymagałyby ewidencjonowania sprzedaży.
Oznacza to, że sam fakt wcześniejszego wpisu do CEIDG nie przekreśla prawa do ulgi. Decydujące znaczenie ma to, czy przed zakupem kasy doszło do sprzedaży, która powinna być zaewidencjonowana. Jeśli więc otworzyłeś działalność wcześniej, aby przygotować lokal, kupić sprzęt czy materiały, a sprzedaż rozpocząłeś dopiero później, możesz zachować prawo do zwrotu – pod warunkiem że spełnisz wszystkie ustawowe wymogi.
Ile możesz odzyskać i jak się przygotować?
Zwrot obejmuje 90% ceny netto kasy, maksymalnie 700 zł. Aby bezpiecznie skorzystać z ulgi:
- zachowaj fakturę potwierdzającą zakup kasy online,
- upewnij się, że masz dowód zapłaty całej kwoty,
- rozpocznij ewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu tej kasy,
- pilnuj sześciomiesięcznego terminu.
Warto wiedzieć, że interpretacja indywidualna z 26 września 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.587.2025.2.SR, potwierdza możliwość skorzystania z ulgi w sytuacji, gdy działalność została formalnie zarejestrowana wcześniej, ale sprzedaż rozpoczęła się później.
Opóźniony zakup kasy fiskalnej nie musi oznaczać utraty prawa do ulgi. Jeśli nie prowadziłeś sprzedaży przed jej nabyciem, a wszystkie warunki formalne zostały spełnione, możesz odzyskać część wydatków.
Jeśli zmagasz się z podobną sytuacją, przeanalizuj dokładnie daty rozpoczęcia sprzedaży i zakupu kasy oraz zgromadź wymagane dokumenty. W razie wątpliwości możesz wystąpić o własną interpretację podatkową, aby mieć pewność, że działasz zgodnie z przepisami i nie tracisz przysługujących Ci środków.
