Założenie firmy powoduje powstanie różnych obowiązków. Jednym z nich jest kupienie i zgłoszenie kasy fiskalnej, na której będziemy rejestrować sprzedaż usług i towarów. Dopełnienie wszystkich formalności i wcześniejsze zorientowanie się w tej kwestii jest bardzo ważne dla prowadzenia działalności. Przed dokonaniem zakupu i zgłoszeniem do urzędu powinniśmy zapoznać się z podstawowymi informacjami dotyczącymi kas fiskalnych, ich rejestracji czy też ulg.
Kto powinien kupić kasę fiskalną?
Zakup kasy fiskalnej zależy od kilku czynników m.in.:
- od tego, komu towary sprzedajesz,
- jaki to rodzaj towarów,
- jaki jest obrót w firmie,
- jaki rodzaj działalności prowadzisz.
Kasę fiskalną kupujemy, jeśli sprzedajemy towary i usługi klientom nieprowadzącym firmy lub rolnikom, którzy są zwolnieni z VAT czy też takie, co do których obowiązek stosowania kasy fiskalnej jest konieczny bez względu na wysokość obrotu. Takimi usługami są np.: usługi fryzjerskie czy też usługi przewozu osób taksówkami (pełna lista znajduje się w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Rolnictwa z dnia 20 grudnia 2017 roku, Dz.U. 2017 poz. 2454). Kolejnymi wyjątkami są przekroczenie rocznego limitu 20 tys. złotych (liczone proporcjonalnie, jeśli firma zobowiązana do rejestracji kasy powstała w ciągu roku) lub prowadzenie sprzedaży mieszanej — czyli takiej, w której prowadzimy sprzedaż zarówno zwolnioną, jak i podlegającą rejestrowaniu pod warunkiem, że sprzedaż zwolniona jest mniejsza niż 80 procent obrotu całkowitego.
Należy pamiętać, że rejestracja obrotów kasami dotyczy również podatników VAT zwolnionych i czynnych.
Kupienie kasy i zgłoszenie zamiaru korzystania w urzędzie
Przy obowiązku kupienia kasy należy zwrócić szczególną uwagę na jej jakość oraz jakość serwisu dostawcy, oraz zgłosić zamiar jej używania w urzędzie skarbowym. Zawiadomienie takie potrzebne jest do odliczenia kwoty lub jej zwrotu wydanej na kupienie kasy. Po złożeniu wniosku jest możliwość odzyskania nawet do 90% kwoty wydanej na zakup, lecz nie więcej niż 700 zł.
Uaktywnienie oraz zgłoszenie danych kasy
Po dokonaniu zgłoszenia kasy, potrzebna jest jej również fiskalizacja (przestawienie na trwały zapis). Serwisant i sprzedawca potwierdza fiskalizację kasy poprzez wykonanie raportu dobowego na kasie. Wydruk ten należy dołączyć do książki kasy. Następnie dane kasy trzeba zgłosić w przeciągu 7 dni od dnia fiskalizacji do urzędu skarbowego. Na tej podstawie otrzymujemy numer ewidencyjny, który naklejamy lub utrwalamy na kasie oraz książce kasy.
Prawidłowe korzystanie z kasy
Aby prawidłowo korzystać z kasy, należy:
- zarejestrować każdą sprzedaż oraz wydrukować do niej paragon lub fakturę,
- wydawać oryginały paragonów kupującym,
- po zakończeniu dnia sprzedaży należy drukować raport dobowy a po zakończeniu miesiąca, raport miesięczny, zwracając uwagę, aby były zrobione przed zarejestrowaniem sprzedaży w dniu lub miesiącu następnym,
- zawiesić sprzedaż lub ewidencjonować na kasie zapasowej, gdy podstawowa kasa przestanie działać,
- wykonywać obowiązkowy przegląd co 24 miesiące,
- kopie dokumentów kasowych przechowywać do dnia przedawnienia zobowiązań,
- nanieść trwale na kasę numer nadany przez urząd skarbowy,
- dokonywać wszystkich wpisów w książce kasy. Jeśli książka zostanie utracona, należy zgłosić się do serwisu o wydanie duplikatu, a na jej stronie tytułowej oznaczyć, że to duplikat oraz powiadomić urząd skarbowy o zaistniałej sytuacji,
- udostępniać książkę serwisową urzędowi skarbowemu oraz służbie serwisowej, przechowywać ją w miejscu, gdzie jest kasa,
- drukować emitowane przez kasę fiskalną dokumenty oraz kopie na taśmie z rolki.
Awarie kasy
Kasa fiskalna jest urządzeniem stale używanym, przez to zdarzają się sytuacje, w których ulega ona uszkodzeniu, a nawet skradziona. W takim wypadku należy jak najszybciej zgłosić usterkę lub kradzież do serwisu. Również po pewnym czasie może zostać zapełniony moduł pamięci, który trzeba wymienić. W każdym przypadku awarii, zamknięcia kasy czy też wymiany pamięci należy zgłosić odczyt kasy. Również w przypadku zamknięcia lub zmienienia formy działalności należy dopełnić odpowiednich formalności.
