Prowadzenie działalności nierejestrowanej kusi coraz więcej osób, które chcą spróbować swoich sił w biznesie bez rejestrowania firmy. Jest to rozwiązanie szczególnie atrakcyjne dla freelancerów, osób dorabiających po godzinach czy tych, którzy testują pomysł na własny produkt lub usługę. Wraz z rosnącą popularnością pojawia się jednak wiele pytań o obowiązki podatkowe i formalne. Najczęściej dotyczą one tego, czy trzeba posiadać kasę fiskalną oraz czy konieczne jest złożenie formularza NIP-7.
Czym właściwie jest działalność nierejestrowana?
Działalność nierejestrowana, zwana też nieewidencjonowaną, została wprowadzona ustawą Prawo przedsiębiorców z 2018 roku. Jej istotą jest możliwość uzyskiwania przychodów z drobnej działalności bez konieczności rejestrowania firmy w CEIDG. To rozwiązanie przeznaczone dla osób, które zarabiają niewielkie kwoty – miesięczne przychody nie mogą przekroczyć 75% minimalnego wynagrodzenia. Co więcej, z tej formy nie mogą korzystać osoby, które w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadziły zarejestrowaną działalność gospodarczą.
Dzięki temu modelowi wiele osób może legalnie sprzedawać rękodzieło, oferować drobne usługi czy podejmować się dodatkowych zleceń. Jednak brak konieczności rejestracji firmy nie oznacza, że nie istnieją żadne obowiązki wobec urzędów.
Kasa fiskalna a działalność nierejestrowana
Jednym z częściej zadawanych pytań jest kwestia stosowania kasy fiskalnej. W teorii działalność nierejestrowana zwolniona jest z tego obowiązku. Zwolnienie to działa jednak tylko do momentu, kiedy roczna sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie przekroczy kwoty 20 000 zł. Limit ten liczony jest proporcjonalnie do okresu, w którym faktycznie prowadzisz działalność. Jeśli więc zaczynasz w połowie roku, maksymalny pułap sprzedaży, który daje Ci prawo do zwolnienia, jest odpowiednio niższy.
W praktyce oznacza to, że osoba zaczynająca działalność np. w październiku ma kilka miesięcy na działanie w ramach limitu – i dopiero po jego przekroczeniu musi wprowadzić kasę fiskalną. Ten bowiązek nie pojawia się także w sytuacji, gdy sprzedajesz towary lub świadczysz usługi wyłączone z tego zwolnienia. Dotyczy to m.in. usług prawniczych, doradztwa podatkowego czy sprzedaży części samochodowych.
Dla osób działających w branżach kreatywnych – takich jak fotografia czy rękodzieło – dobra wiadomość jest taka, że tego rodzaju działalność mieści się w katalogu zwolnień.
NIP-7 – kiedy trzeba go złożyć?
Drugim często poruszanym tematem jest formularz NIP-7, czyli zgłoszenie identyfikacyjne do celów podatkowych. W interpretacji indywidualnej z 29 sierpnia 2024 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej jasno wskazał, że podatnik prowadzący działalność nierejestrowaną nie ma obowiązku składania tego formularza, jeśli spełnia określone warunki.
Dopóki korzystasz ze zwolnienia podmiotowego z VAT (czyli Twoja sprzedaż nie przekracza 200 000 zł rocznie) oraz dopóki nie masz obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, nie musisz występować o nadanie numeru NIP. Obowiązek pojawia się dopiero wtedy, gdy przekroczysz wskazane limity lub zaczniesz wykonywać czynności, które automatycznie wymagają używania kasy fiskalnej.
Co to oznacza w praktyce dla początkujących?
Jeżeli planujesz rozpocząć działalność nierejestrowaną jako fotograf, grafik, korepetytor czy twórca rękodzieła, i Twoje miesięczne przychody nie przekraczają kilku tysięcy złotych, nie musisz przejmować się ani kasą fiskalną, ani formularzem NIP-7. To znacznie ułatwia start, bo możesz skoncentrować się na budowaniu portfolio i zdobywaniu klientów, zamiast tonąć w formalnościach.
Z drugiej strony, musisz pamiętać o monitorowaniu swoich przychodów. Przekroczenie rocznego limitu 20 000 zł sprzedaży na rzecz osób prywatnych wymusi na Tobie obowiązek wprowadzenia kasy fiskalnej. Jeśli natomiast Twój obrót w skali roku przekroczy 200 000 zł, utracisz zwolnienie z VAT, co oznacza konieczność rejestracji jako podatnik VAT czynny i – co za tym idzie – uzyskania numeru NIP.
Dlaczego to takie ważne?
Na pierwszy rzut oka działalność nierejestrowana wygląda jak strefa pełnej swobody. Jednak w rzeczywistości przepisy bardzo precyzyjnie wskazują momenty, w których stajesz się pełnoprawnym podatnikiem VAT i musisz zacząć spełniać wszystkie związane z tym obowiązki. Istotne jest więc świadome planowanie rozwoju swojego przedsięwzięcia. Jeśli widzisz, że zleceń jest coraz więcej i ryzyko przekroczenia limitów rośnie, warto wcześniej przygotować się do formalności.
Działalność nierejestrowana daje przestrzeń do testowania pomysłów i zarabiania na własnych usługach bez pełnej biurokracji. Dopóki działasz w ramach ustawowych limitów, nie musisz ani posiadać kasy fiskalnej, ani składać formularza NIP-7. Obowiązki te pojawią się dopiero wtedy, gdy Twój biznes nabierze większych rozmiarów.
Możesz więc rozpocząć swoją przygodę z przedsiębiorczością w prosty sposób, pamiętając jedynie o kontrolowaniu obrotów i świadomości, że wraz z rozwojem działalności wzrosną również Twoje zobowiązania wobec fiskusa.
