Faktura do paragonu z NIP – co musisz wiedzieć? Kup odpowiednią kasę fiskalną. Nowe przepisy dotyczące wystawiania faktur mają uszczelnić system podatkowy, ale przy okazji nakładają na przedsiębiorców szereg nowych obowiązków związanych z prowadzeniem przez nich działalności gospodarczej. Jednym z nich jest zadbanie o to, by kasa fiskalna posiadała możliwość wydrukowania paragonu z numerem NIP.
Skąd zmiana?
Zmiany w sposobie wystawiania faktur do paragonów fiskalnych to konsekwencja wejścia w życie przepisów ustawy z dnia 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1520). Ustawa ta weszła w życie 1 września 2019 r., z wyjątkiem art. 1 pkt 21 i 24, które dotyczą właśnie nowego systemu wystawiania faktur, a które weszły ostatnio. Z możliwości wystawiania faktur uproszczonych można było korzystać już od 1 stycznia 2013 r., ale był to de facto przepis martwy. Od stycznia 2020 r. to już obowiązek.
Zmiana w sposobie wystawiania faktur to element uszczelniania systemu VAT. Jednym z powodów wprowadzenia nowych przepisów byli nieuczciwi przedsiębiorcy, którzy zbierali paragony pozostawione przez innych konsumentów nieuczciwie podbijając koszty, a następnie zbiorczo wystawiali fakturę ubiegając się o zwrot nienależnego im podatku VAT.
Zasady wystawiania faktur
W myśl nowych przepisów w przypadku sprzedaży zarejestrowanej przez kasą fiskalną, sprzedawca może wystawić fakturę tylko wtedy jeśli na wystawionym paragonie znajduje się NIP nabywcy. Jeśli kasa fiskalna nie będzie posiadała możliwości wydrukowania NIP na paragonie dokumentującym sprzedaż nie będzie można wystawić faktury.
W przypadku paragonów do kwoty 450 zł (100 euro), na których umieszczony jest NIP nabywcy sprzedawca nie musi wystawiać dodatkowo faktury, gdyż paragon taki już jest – w myśl obowiązujących przepisów o VAT – fakturą uproszczoną. Faktura taka nie musi zawierać nazwy nabywcy (lub imienia i nazwiska), ani adresu, a jedynie NIP. A zatem nabywca, który dokonał zakupu np. na kwotę 100 zł i otrzymał paragon ze swoim NIP nie ma prawa domagać się dodatkowo wystawienia faktury. Nowych przepisów nie muszą stosować taksówkarze.
Jaką kasę wybrać?
Na rynku dostępny jest szeroki wybór kas fiskalnych. W świetle nowych przepisów niezwykle istotną kwestią jest zakup takiej kasy, która posiada możliwość wpisania numeru NIP podczas wystawiania paragonu. Wiodącym producentem kas fiskalnych jest firma Elzab, oferująca m.in. jedną z najbardziej popularnych kas przenośnych Elzab Mini E 3K. Inną uznaną firmą produkującą sprzęt do rejestrowania zakupów jest Novitus, również oferująca produkty wysokiej jakości.
W przypadku pracy kasy na powietrzu (np. płatne parkingi z obsługą osobową) niezwykle istotne jest, aby kasa przystosowana była do pracy w zmiennych warunkach atmosferycznych. W przypadku prowadzenia działalności, w której nie ma możliwości stałego dostępu do prądu, bardzo ważne jest, aby kasa posiadała żywotną baterię. Najlepiej także wyposażyć się w dwie kasy fiskalne na wypadek ewentualnej awarii.
Jakie konsekwencje?
W przypadku jeśli urząd skarbowy potwierdzi, że faktura została wystawiona do nieuprawionego paragonu (czyli bez numeru NIP) sprzedawca otrzyma sankcję w wysokości 100 proc. VAT z tej faktury, a więc zapłaci dwukrotnie większy VAT. Taka sama sankcja będzie po stronie nabywcy, a zatem w interesie kupującego jest upominanie, aby na paragonie znalazł się numer NIP.
Nowe przepisy związane z wystawianiem faktur jedynie dla paragonów z numerem NIP z pewnością przyczynią się do uszczelnienia systemu VAT. Przedsiębiorcy korzystający z kas fiskalnych muszą zmierzyć się jednak z kilkoma problemami. Pierwszy z nich: jak ewidencjonować sprzedaż, bo oddając paragon będący fakturą uproszczoną (czyli do 450 zł) nie pozostawia sobie żadnego dokumentu. Kasa fiskalna powinna mieć funkcję wydruku dokumentu potwierdzającego sprzedaż, a który zostaje u sprzedawcy. W przypadku prowadzenia działalności, która wymaga wystawiania dużej liczby paragonów o niskiej wartości np. firma prowadząca parking, konieczne jest odpowiednie przeszkolenie pracowników, aby na bieżąco pytali klientów, jakiego rodzaju dokumentu będzie potrzebował klient.
