W ostatnich latach pojawiły się przepisy wprowadzające obowiązek integracji kas fiskalnych online z terminalami płatniczymi. W 2021 roku ustalono, że taki wymóg miał obowiązywać od 2025 roku, a jego nieprzestrzeganie wiązałoby się z karą finansową. Jednak Minister Finansów rozpoczął prace nad zmianą ustawy, które mogą znieść ten obowiązek. Nowelizacja, będąca obecnie przedmiotem prac legislacyjnych, zakłada uchylenie wymogów dotyczących integracji kas rejestrujących z terminalami płatniczymi, pozostawiając alternatywny sposób monitorowania transakcji płatniczych. Przedstawiamy aktualny stan prawny oraz założenia nowelizacji, która ma wejść w życie w 2025 roku.
Aktualne przepisy i obowiązki związane z integracją kas fiskalnych online
Obowiązek integracji kas rejestrujących z terminalami płatniczymi to wynik nowelizacji ustawy o VAT oraz ustawy – Prawo przedsiębiorców z października 2021 roku. Zakładał on, że od 2025 roku każda kasa rejestrująca, tzw. kasa online, musi współpracować z terminalem płatniczym. W przypadku niespełnienia tego wymogu podatnicy VAT narażeni byliby na karę w wysokości 5 tys. zł.
Aby jednak umożliwić przedsiębiorcom dostosowanie się do przepisów, początkowo obowiązek ten został zawieszony do końca 2024 roku. Wprowadzono natomiast inne, tymczasowe rozwiązanie. Zgodnie z nim, do końca 2024 roku agenci rozliczeniowi muszą przekazywać do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) szczegółowe dane o transakcjach płatniczych. Dzięki temu system monitorowania płatności bezgotówkowych mógł zostać uszczelniony, co było jednym z głównych celów ustawodawcy.
Jednak wraz z upływem czasu zauważono trudności w dostępności terminali płatniczych kompatybilnych z kasami rejestrującymi online. Problem ten, zgłaszany zarówno przez przedsiębiorców, jak i instytucje branżowe, wpłynął na rozważania Ministra Finansów o możliwości modyfikacji przepisów.
Planowane zmiany – uchylenie obowiązku integracji kas z terminalami
Minister Finansów zdecydował się na krok w stronę przedsiębiorców, rozważając uchylenie obowiązku integracji kas online z terminalami. Zgodnie z planowanymi przepisami nowelizacji ustawy o VAT i innych ustaw, głównym celem ma być zniesienie przepisów, które nakładałyby na przedsiębiorców konieczność zapewnienia współpracy kasy rejestrującej z terminalem płatniczym.
Projekt nowelizacji zakłada:
- uchylenie obowiązku integracji kas online z terminalami płatniczymi, co wiąże się z usunięciem wymogu współpracy kasy rejestrującej z terminalem w ustawie – Prawo przedsiębiorców oraz usunięcie zapisu o karze w ustawie o VAT za brak takiej współpracy;
- zastąpienie tego rozwiązania nowymi zapisami dotyczącymi monitorowania transakcji przez agentów rozliczeniowych, czyli dalszym przesyłaniem danych o transakcjach płatniczych do KAS.
Zmiana ta ma na celu uproszczenie procedur związanych z płatnościami bezgotówkowymi i ułatwienie przedsiębiorcom funkcjonowania w obszarze obsługi fiskalnej i płatniczej. Raportowanie transakcji przez agentów rozliczeniowych, w formie ustrukturyzowanej, ma zapewniać odpowiedni poziom kontroli i przeciwdziałać unikaniu opodatkowania, co było jednym z głównych założeń wprowadzonych wstępnie przepisów.
Co oznaczają zmiany dla przedsiębiorców?
Planowane zmiany spotkały się z pozytywnym odbiorem ze strony przedsiębiorców, którzy obawiali się trudności związanych z koniecznością wymiany obecnych urządzeń na te, które spełniają wymogi techniczne integracji. Z punktu widzenia właścicieli firm, wprowadzenie obowiązku mogłoby wiązać się z kosztami zakupu nowych urządzeń oraz przystosowania kas online do współpracy z terminalami płatniczymi.
Uchylenie przepisów pozwoli im zatem na oszczędności oraz uprości procedury, jednocześnie umożliwiając dalszą obsługę płatności gotówkowych i bezgotówkowych. Obowiązek przesyłania informacji o transakcjach przez agentów rozliczeniowych nie dotyczy samych przedsiębiorców, przez co nie będzie generował dodatkowych kosztów ani obowiązków po ich stronie.
Minister Finansów zwraca także uwagę, że obecny system raportowania transakcji przez agentów rozliczeniowych przynosi zamierzone efekty w zakresie kontroli płatności. Z tego względu nowe rozwiązanie wydaje się korzystnym kompromisem, łączącym potrzeby administracji skarbowej z możliwościami przedsiębiorców.
Dalszy proces legislacyjny i zatwierdzenie nowelizacji przepisów pozwoli na oficjalne ogłoszenie zmian, które wejdą w życie w 2025 roku. Na chwilę obecną wszystko wskazuje na to, że planowany obowiązek integracji kas online z terminalami płatniczymi zostanie zniesiony, co pozwoli przedsiębiorcom skupić się na efektywnym prowadzeniu działalności bez dodatkowych nakładów na infrastrukturę płatniczą.
