Zgłoszenie kasy fiskalnej online i jej fiskalizacja – na co zwrócić uwagę? Według aktualnie obowiązującego prawa wszyscy przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą nastawioną na klientów indywidualnych oraz rolników ryczałtowych są zobligowani do posiadania kasy fiskalnej online. Jest to całkiem nowe urządzenie, które ma usprawnić pracę nie tyle samego przedsiębiorstwa, a także pomóc zniwelować lukę VAT. Dlatego też warto wiedzieć, na co zwrócić szczególną uwagę przy zakupie oraz fiskalizacji kasy fiskalnej nowego typu.
Czym jest kasa fiskalna online?
Kasa rejestrująca (fiskalna) online stanowi nowy rodzaj kas, który od 1 maja 2019 roku obowiązuje większość przedsiębiorców w Polsce. Głównym powodem wprowadzenia tego rodzaju kasy fiskalnej było wprowadzenie innowacji w polskich przedsiębiorstwach (rezygnacja z tradycyjnych kas fiskalnych), oraz uszczelnienie systemy podatkowego.
Druga wspomniana funkcja polega na tym, iż kasy fiskalnej co dwie godziny w cyklu dobowym wysyłają dane o wszelkich przeprowadzonych transakcjach do systemu teleinformatycznego pod nazwą „Centralne Repozytorium Kas“. Podlega ono pod Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, dzięki czemu praktycznie na bieżąco organy skarbowe mogą monitorować liczbę przeprowadzanych transakcji, jak i wysokość należnego podatku VAT.
Na czym polega fiskalizacja kas fiskalnych online?
W świetle obowiązujących przepisów prawa fiskalizacja kas fiskalnych online polega na ustaleniu jednokrotnego i niepowtarzalnego procesu, który rozpoczyna poprawne działanie pamięci fiskalnej oraz chronionej, który na koniec wybranego okresu czasu kończy się wystawieniem specjalnego raportu z bieżącego dnia. Innymi słowy, przed rozpoczęciem procesu ewidencji przy użyciu kasy fiskalnej online dany podmiot (podatnik) przy pomocy serwisanta dokonuje procesu instalacji takiej kasy fiskalnej.
Pomoc serwisanta w instalacji jest konieczna, gdyż może on poświadczyć, że połączenie pomiędzy Centralnym Repozytorium Kas a kasą fiskalną jest stałe i zabezpieczone. Pozwala to na uniknięcie braku ciągłości procesu gromadzenia informacji na temat wszelkich transakcji czy też wystawianych paragonów fiskalnych.
Na co należy zwrócić uwagę przy wprowadzeniu kasy fiskalnej online?
Jeśli kasa fiskalna online jest pierwszym lub zupełnie nowym rodzajem kasy rejestrującej należy zadbać o posiadanie umowy kupna-sprzedaży, umowy najmu lub umowy leasingowej dotyczącej danej kasy. Jedynie na podstawie tych typów umów przedsiębiorca może stwierdzić, iż jego kasa została zakupiona w sposób legalny i jednocześnie domagać się zwrotu części środków zakupu danej kasy.
Następnie należy zadbać o jej odpowiednią fiskalizację tj. instalację z pomocą serwisanta oraz połączenie z centralnym systemem teleinformatycznym podległym pod Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Istnieje również szereg warunków koniecznych dotyczących prawidłowego funkcjonowania kasy fiskalnej. Należą do nich:
- Zakupiona lub wynajmowana kasa musi spełniać wszelkie warunki techniczne — przechowywanie danych w bezpieczny sposób, zapewnienie ciągłości przesyłania zgromadzonych danych, poprawne ewidencjonowanie wszelkich transakcji w określonym cyklu;
- Kasa fiskalna musi posiadać całkowicie nową i niezapisaną pamięć (zarówno fiskalną, jak i chronioną);
- Na kasie fiskalnej online powinny znajdować się informacje o nazwie i adresie przedsiębiorstwa, którego dotyczą oraz nazwie i adresie serwisanta, dzięki któremu kasa została poprawnie zainstalowana;
- Podatnik powinien ponadto posiadać dokument poświadczający zakup kasy fiskalnej online wraz z datą zakupu — data jest ważna, gdyż pozwala to na stwierdzenie czy obejmuje ją okres gwarancji (najczęściej są to dwa lata);
Jakie są obowiązki właściciela danej kasy fiskalnej?
Każdy przedsiębiorca posiadający kasę fiskalną online musi spełniać następujące obowiązki. Należą do nich m.in.:
- Zapewnienie stałego dostępu do Internetu — jedynie dzięki niemu można w bezpieczny i szybki sposób przesyłać dane do centralnego systemu teleinformatycznego;
- Wydawanie paragonu fiskalnego dla każdego nabywcy dóbr i usług (bez względu na to czy żąda on danego paragonu, czy też nie);
- Zgłaszanie wszelkich możliwych nieprawidłowości w pracy kasy fiskalnej do serwisu;
- Wystawianie raportów fiskalnych — w cyklu dobowym, oraz w cyklu miesięcznym (obowiązkowy raport, który musi być wystawiony i przesłany do centralnego systemu teleinformatycznego najpóźniej do 25 dnia każdego miesiąca).
