Prowadzenie firmy w Polsce to sztuka nie tylko dostosowania się do rynku, ale też do przepisów, które lubią zaskakiwać. Jeśli prowadzisz sprzedaż dla klientów indywidualnych, na pewno wiesz, czym jest kasa fiskalna – i że nie każdy musi jej używać. Ale to się właśnie zmienia. Od 1 lipca 2025 roku wchodzą w życie nowe przepisy, które obejmą kolejne grupy przedsiębiorców. Co dokładnie się zmienia i kto powinien przygotować się na nowe obowiązki? W tym tekście wyjaśniam to krok po kroku – bez prawniczego żargonu, za to z naciskiem na to, co naprawdę istotne w codziennym prowadzeniu firmy.
Nowe obowiązki – kogo dotyczą zmiany?
Nowe przepisy nie dotyczą każdego przedsiębiorcy, ale grono zobowiązanych właśnie się powiększyło. Od lipca 2025 roku obowiązek rejestrowania sprzedaży w kasie fiskalnej objął między innymi sprzedawców alkoholu etylowego powyżej 50% (nieprzeznaczonego do spożycia), wyrobów do palenia i inhalacji, a także paliw stałych używanych do celów opałowych. Jeśli prowadzisz firmę w jednej z tych branż, musisz upewnić się, że posiadasz kasę online – czyli urządzenie z bezpośrednim połączeniem z Centralnym Repozytorium Kas.
Obowiązek ten dotyczy też tych, którzy w pierwszej połowie 2025 roku wznowili sprzedaż wymienionych produktów. W praktyce oznacza to koniec z dotychczasowymi zwolnieniami i konieczność wdrożenia rozwiązań zgodnych z nowymi standardami.
E-paragony, kasy wirtualne i automaty – co nowego?
Jedną z najważniejszych nowości jest możliwość wystawiania paragonów w formie elektronicznej – czyli tzw. e-paragonów. Jeśli klient się na to zgodzi, możesz przesłać mu dowód zakupu elektronicznie, np. przez system Krajowej Administracji Skarbowej. To rozwiązanie nie tylko wygodne, ale też ekologiczne i oszczędne – koniec z rolkami papieru i awariami drukarki. Do tego dochodzą zmiany w sposobie działania kas online – teraz muszą one przesyłać dane automatycznie lub na żądanie do CRK, co zwiększa kontrolę, ale też transparentność.
Nowością są również kasy w formie oprogramowania, czyli rozwiązania działające np. na tablecie czy smartfonie. Szczególnie istotne będzie to dla właścicieli automatów vendingowych – czyli maszyn samoobsługowych. Choć obowiązek fiskalizacji takich urządzeń wejdzie w życie dopiero w kwietniu 2027 roku, warto przygotować się wcześniej. Tym bardziej, że pojawiają się jasne wytyczne dotyczące tego, jak te urządzenia mają działać i jak zapewnić klientowi możliwość zapoznania się z informacją o transakcji.
Co grozi za brak kasy i jak się przygotować?
Zastanawiasz się, co jeśli zignorujesz nowe przepisy? W takiej sytuacji urząd skarbowy może nałożyć na Twoją firmę dodatkowe zobowiązanie podatkowe – w wysokości 30% podatku naliczonego przy zakupie towarów i usług. Jeśli do tego dojdzie kwestia odpowiedzialności karnej – np. za nieprowadzenie ewidencji – możesz liczyć się z grzywną nawet do 240 stawek dziennych. W praktyce lepiej więc nie ryzykować.
Od lipca obowiązują też bardziej szczegółowe procedury na wypadek awarii lub utraty kasy – musisz niezwłocznie zgłosić taki przypadek do urzędu skarbowego i zadbać o zabezpieczenie danych. Jeśli nie jesteś pewien, czy zmiany Cię dotyczą, najlepiej skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym. To może zaoszczędzić Ci sporo stresu – i pieniędzy.
Jak nie dać się zaskoczyć?
Najważniejsze, co możesz teraz zrobić, to sprawdzić, czy Twoja firma nie znalazła się właśnie na liście podmiotów zobowiązanych do stosowania kas fiskalnych. Jeśli tak – nie czekaj na wezwanie z urzędu. Zadbaj o to, by Twoja kasa była zgodna z przepisami, miała dostęp do internetu i umożliwiała wystawianie e-paragonów.
Jeśli używasz oprogramowania, upewnij się, że ma odpowiedni certyfikat i obsługuje aktualne wymagania techniczne. I wreszcie – przygotuj się na sytuacje awaryjne. Brzmi jak dużo? Może tak, ale spokojne wdrożenie zmian teraz, pozwoli uniknąć poważnych problemów w przyszłości. A jeśli masz wątpliwości – nie zostawiaj ich na ostatnią chwilę. W świecie prawa podatkowego nieznajomość przepisów naprawdę szkodzi.
