Porady Prawo

Awaria kasy fiskalnej – jakie są konsekwencje?

Kasa fiskalna jest bardzo znanym urządzeniem, które występuje w wielu miejscach, gdzie świadczy się usługi. Może to być fryzjer, sklep, gabinet lekarski, siłownia czy restauracja. Wystawianie paragonów jest ważne nie tylko w stacjonarnych punktach usługowych, ale też np. w przypadku sklepów internetowych. Tak więc, kiedy kupujemy online, w paczce oprócz towaru powinniśmy otrzymać paragon. Jest to tak ważne z tego względu, że każdy podatnik świadczący usługi dla osób fizycznych (czyli osób bez działalności gospodarczej oraz tych, którzy nie są rolnikami na ryczałcie) koniecznie musi prowadzić ewidencję obrotu przy pomocy kasy fiskalnej.

Posiadanie kasy rezerwowej na wypadek awarii

Kopie paragonów to dowody na to, że usługodawca ma działalność, poza tym kasy są niezbędne do tego, by móc się rozliczyć z fiskusem. Jak widać, posiadanie sprawnej kasy fiskalnej jest absolutnie niezbędne do tego, by w prawidłowy i legalny sposób móc świadczyć różnego typu usługi. Co w takim razie z przedsiębiorcą, któremu zdarzy się awaria tego przydatnego urządzenia? Czy to oznacza koniec wystawiania paragonów do czasu jej naprawy? Poniżej rozwiewamy wątpliwości.

Jeżeli podatnik ma kasę rezerwową, to może z niej skorzystać. Chociaż nie istnieje prawny obowiązek jej posiadania, to kiedy nie ma możliwości wystawienia paragonu za pomocą kasy właściwej, jedynym wyjściem jest rezerwowa. Jest to uregulowane w ustawie o VAT (art. 111 ust. 3). Artykuł mówi o tym, że jeśli z przyczyn, które są niezależne od podatnika, nie da się prowadzić ewidencji przy pomocy kasy, należy wykorzystywać kasę rezerwową. Natomiast jeżeli jest to niemożliwe, to przedsiębiorca nie może dokonywać sprzedaży.

Kiedy zapasowa kasa jest dostępna, to żeby móc się nią posługiwać, trzeba powiadomić o tym fakcie urząd skarbowy. Można to zrobić, załączając dokumenty takie jak: informacja o awarii kasy fiskalnej, informacja o tym, że sprzęt zepsuty zastąpiony został sprzętem rezerwowym. Po naprawie kasy należy złożyć druk: Zawiadomienie podatnika o miejscu instalacji kasy fiskalnej.

Co w przypadku braku kasy zapasowej?

Niestety prawo jest nieubłagane, dlatego jeśli podmiot prowadzący sprzedaż nie może użyć zapasowej kasy fiskalnej (z powodu jej braku albo tego, że nie ma jej na miejscu), to musi czasowo zaprzestać świadczenia usług. Chodzi to o to, że paragon jest niezbędnym elementem finalizacji transakcji – klientowi wydaje się paragon, a jego kopia musi zostać zachowana w celach podatkowych. Tak więc jeśli nie da się wystawić paragonu, to sprzedaż z punktu widzenia prawa jest niemożliwa.

Co zrobić w tej sytuacji? Podatnik powinien powiadomić: swoich klientów o wstrzymaniu świadczenia usług, serwis zajmujący się naprawami kas fiskalnych, a także organy podatkowe o tym, że z uwagi na awarię ewidencja została czasowo zatrzymana.

Warto wspomnieć o tym, że na każdego podatnika, który nie zastosuje się do nakazów prawa w tej sprawie, może zostać nałożona przez urząd wysoka kara. Wartość grzywny może nawet wynieść do 240 dziennych stawek.

Czy prowadzący sprzedaż przez internet mają łatwiej?

Podatnicy mający sklepy internetowe, którym zepsuła się główna kasa, mogą dalej sprzedawać. W tym przypadku istotne są dwie sprawy. Klient musi płacić przelewem, pocztą albo przez spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową.

Ponadto ewidencja powinna wskazywać, kto otrzymał pieniądze oraz co kupił klient. Widać więc, że dużo łatwiej jest poradzić sobie z problemem zepsutej kasy fiskalnej, jeżeli sprzedaż jest prowadzona na odległość. Każde zamówienie złożone przez klienta zostawia ślad w postaci dowodu wpłaty na konto przedsiębiorcy, a systemy do obsługi sklepów internetowych wysyłają często dodatkowe wiadomości o tym, że płatność została zrealizowana.

Podsumowując, kiedy podatnikowi przydarzy się awaria kasy, to:

  • jeśli ma zapasową, to może działać dalej, ale musi złożyć stosowne oświadczenia,
  • jeśli nie ma, sprzedaż zostaje wstrzymana do momentu usunięcia problemu (urząd skarbowy musi o tym wiedzieć),
  • jeśli prowadzi sprzedaż przez internet, to ma prawo wykonywać usługi, jeśli spełni wymienione wcześniej warunki.