Nowe rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących z dnia 28 maja 2018 roku
W niniejszym artykule opiszemy rodzaje pamięci w kasie fiskalnej. Tym samym rozpoczynamy cykl artykułów, w których przedstawimy Państwu nowe rozporządzenie fiskalne. Jest to Rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. Krok po kroku omówimy podstawowe pojęcia użyte w rozporządzeniu, które będą decydowały o tym, jak będą wyglądały kasy fiskalne po 2018 roku.
Rodzaje pamięci w kasie fiskalnej
Pamięć fiskalna
Pamięć fiskalna to część kasy – urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające niezmienialny zapis danych pod kontrolą programu pracy kasy. W pamięci fiskalnej w sposób trwały zapisywane są wszystkie dane finansowe związane z pracą kasy – szczegółowy zakres zapisywanych w pamięci fiskalnej danych znajduje się w par. 19 rozporządzenia).
Pamięć fiskalna jest przypisana do podatnika, zawiera zapisany numer NIP podatnika. Nie ma możliwości używania tej samej kasy fiskalnej przez dwóch różne podmioty gospodarcze.
W przypadku zapełnienia lub uszkodzenia pamięci fiskalnej jej wymiana jest wykonywana wyłącznie przez podmiot prowadzący serwis główny (najczęściej producent lub importer kasy fiskalnej). Wymiana pamięci fiskalnej wymaga wymiany pamięci chronionej (o pamięci chronionej informacje poniżej).
Pamięć fiskalna zapewnia zapis co najmniej 1830 raportów fiskalnych dobowych, co najmniej 30 zmian stawek podatku VAT, 200 zerowań awaryjnych pamięci operacyjnej, co najmniej 25 000 pozostałych rodzajów zdarzeń (zdarzenia są nowością w aktualnym rozporządzeniu – więcej o zdarzeniach napiszemy niebawem) oraz co najmniej 30 kluczy publicznych kasy (nowość w rozporządzeniu – więcej o kluczach publicznych kasy również niebawem).
Jakie są skutki częstszego niż należy wykonywania raportów dobowych?
Raporty dobowe należy wykonywać na zakończenie każdego dnia pracy kasy, co nie oznacza że codziennie. W dniach, gdy kasa fiskalna nie pracuje tj. nie rejestruje sprzedaży (ma zerowe “totalizery”) nie trzeba wykonywać raportu fiskalnego dobowego. Częstsze niż należy wykonywanie raportów dobowych prowadzi do szybszego zapełnienia się pamięci fiskalnej oraz potrzeby częstszej jej wymiany. Wymiana pamięci fiskalnej jest jednym z kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.
Pamięć chroniona
Pamięć chroniona to urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające zapis i odczyt dokumentów fiskalnych i niefiskalnych emitowanych przez kasę pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, w sposób uniemożliwiający ich zmianę bez wykrycia tego zdarzenia podczas weryfikacji zapisów z zawartością pamięci fiskalnej.
Pamięć chroniona posiada dokładnie takie same limity danych jak pamięć fiskalna kasy fiskalnej. Pamięć fiskalna jest powiązana z pamięcią fiskalną oraz wymieniana tylko w trybie serwisowym w sytuacji jej zapełnienia lub uszkodzenia (wymiana pamięci chronionej jest możliwa bez wymiany pamięci fiskalnej kasy).
Pamięć zawierająca program pracy kasy
Opisując rodzaje pamięci w kasie nie można pominąć pamięci przeznaczonej na program pracy kasy. Nowością rozporządzenia z 2018 roku jest możliwość aktualizacji programu pracy kasy. Dotychczas istniejące kasy fiskalne nie dawały możliwości aktualizacji programu pracy kasy – stwarzało to czasem problemy, szczególnie gdy Klienci pracowali w jednej sieci sklepów na kasach kupionych w różnym czasie – trudno było zachować 100% zgodność wszystkich kas fiskalnych.
Nowe rozporządzenie pozwala na aktualizację programu pracy kasy, ale wyłącznie przez pobranie nowej wersji programu pracy kasy
ze źródła aktualizacji zaprogramowanego przez producenta. Zapis oznacza, że aktualizacja jest możliwa, ale jedynie z jednego – oficjalnego źródła.
Pamięć przeznaczona na zapis bazy towarowej
W kasie istnieje obszar pamięci, która służy przechowywaniu bazy towarowej tj. informacji o wszystkich towarach, które są sprzedawane przez kasę fiskalną. Kasa nie ma możliwości sprzedaży towaru, który nie jest zapisany w bazie towarowej. Nie dotyczy to drukarek fiskalnych, które posiadają jedynie algorytm weryfikujący zmiany – szczegóły poniżej. Zmiany w bazie towarowej (dodanie, zmiana nazwy, usunięcie towaru lub usługi, zmiana przypisanej stawki podatku VAT) są rejestrowane m.in. w raportach dobowych fiskalnych.
Poszczególne kasy fiskalne różnią się możliwościami w zakresie zapisu bazy towarowej. Nie każda kasa nadaje się do pracy w każdej branży. Więcej o kasach fiskalnych przeznaczonych do poszczególnych branż na stronie: kasy dla poszczególnych branż.
Pamięć umożliwiająca działanie algorytmu weryfikującego zmiany
W kasie fiskalnej istnieje obszar pamięci, która umożliwia działanie algorytmu weryfikującego zmiany stawek podatku przypisanych do nazw towarów lub usług. Ta część pamięci występuje tylko w drukarkach fiskalnych. Algorytm weryfikacyjny (rozporządzenie par. 2 pkt. 1) kontroluje przypisanie nazw sprzedawanych towarów do stawek podatku VAT zgodnie z zasadą, że wartość stawki podatku przypisanego dla danej nazwy towaru lub usługi nie może zostać zmieniona na wyższą, jeżeli wcześniej jej wartość została obniżona.
Algorytm weryfikacyjny stwarza czasem problemy, gdyby towar o takiej samej nazwie był sprzedawany pod różnymi stawkami podatku VAT.
Podsumowanie
W niniejszym artykule opisaliśmy rodzaje pamięci, które znajdują się w kasie fiskalnej. W poprzednim artykule pisaliśmy ogólnie o rozporządzeniu z dnia 28 maja 2018 roku. W kolejnych artykułach opowiemy o zdarzeniach. Zdarzenia są nowością w rozporządzeniach fiskalnych. Będę one w nowych kasach fiskalnych zapisywane w pamięci fiskalnej oraz w pamięci chronionej.
