Nowe rozporządzenia w sprawie warunków technicznych kas już niebawem! 1 maja 2021 r. to data graniczna określająca utratę mocy aktualnie obowiązujące rozporządzenie z dnia 28 maja 2018 r. określającego kryteria oraz warunki techniczne, które muszą obecnie spełniać kasy rejestrujące. W myśl nowej regulacji ustanowionej przez Ministra Przedsiębiorczości i Technologii stacjonarne kasy fiskalne będą miały możliwość wystawiania paragonów także w postaci elektronicznej o ile zgodzi się na to nabywca takiego paragonu.
E-paragony zastępują paragony drukowane. Zakres regulacji oraz sposób funkcjonowania
Możliwość wystawiania paragonów w wersji elektronicznej została określona w przepisach ustawy z dnia 31 marca 2020 r. tzw. ustawy covidowej oraz rozporządzenia wydanego 28 maja 2018 r. określającego warunki, jakie muszą spełniać używane przed przedsiębiorców kasy rejestrujące.
Rozporządzenie, które aktualnie jest obowiązującym, daje możliwość przedsiębiorcom wysyłania wystawionych paragonów w formie elektronicznej, jednak nie zwalnia go od obowiązku wydania klientowi paragonu w tradycyjnej, papierowej formie. Nowe regulacje, które wejdą w życie z początkiem maja mają za zadanie ułatwić korzystanie z paragonów elektronicznych bez obowiązku ich drukowania, jak ma to miejsce dotychczas.
Dzięki przepisom nowego rozporządzenia sprzedawca będzie zwolniony z dopełnienia obowiązku wystawiania drukowanego paragonu fiskalnego w przypadku każdej dokonywanej transakcji. Elektroniczny paragon, który wstawi zostanie przesłany bezpośrednio na telefon komórkowy klienta lub wskazany przez niego adres e-mail. Przesłanie e-paragonu będzie mogło nastąpić tylko za zgodą klienta, możliwym będzie także wysyłanie jednocześnie e-paragonu oraz wystawienie paragonu w formie papierowej.
Nowe warunki techniczne kas – co przewiduje rozporządzenie?
Przepisy rozporządzenia mają określić docelowo nowe warunki techniczne oraz wymagania, jakie mają spełniać kasy z elektronicznym zapisem kopii, oraz kasy rejestrujące. Projekt budzi pewne zastrzeżenia i wątpliwości związane z ich stosowaniem w praktyce. Dotychczas używane kasy nie posiadają funkcjonalności, która daje możliwość przesłania paragonu w formie elektronicznej. Przepisy nowego rozporządzenia mają na celu dokładne określenie warunków technicznych kas oraz wymagań, jakim mają sprostać. Ich celem jest także zapobiegnięcie sytuacji, w której powstaje luka prawna a przepisy dotychczas obowiązujące nie będą korelowały w przepisami, które wejdą w życie od maja bieżącego roku. Rozporządzenie ma dać czas przedsiębiorcom na dostosowanie się do nowych wymagań i umożliwić korzystanie z dotychczasowych kas rejestrujących jeszcze przez okres pozwolenia na używanie kasy, dla której zostało wydane.
Wprowadzenie odpowiednich przepisów wykonawczych zdaniem ustawodawcy ma za zadanie usprawnić proces funkcjonowania paragonów elektronicznych. Nowe rozporządzenie ma za zadanie także dopasować zmiany do istniejącego stanu prawnego a przede wszystkim ustawy o VAT. Definicje w nim określone mają odpowiadać zmienionemu stanowi prawnemu.
Nowe rozporządzenie a przepisy RODO
Przepisy rozporządzenia budzą poważne wątpliwości w środowisku prawniczym w szczególności w kontekście ochrony danych osobowych nabywców, których dane będą przechowywane i przetwarzane przez specjalnie utworzone centralne repozytorium. Repozytorium te będzie stanowiło niejako ogromną i codziennie aktualizowaną bazę danych o nabywcach poszczególnych przedmiotów i usług za pomocą przechowywanych paragonów elektronicznych.
Dzięki przypisaniu ich do numeru telefonu klienta lub adresu e-mail da możliwość uzyskiwania informacji organom państwa czy instytucjom finansowym informacji o upodobaniach, preferencjach zakupowych, czasie, miejscu zakupu, numerze konta oraz planach każdego konsumenta. W przypadku wniosku kupującego taki paragon da też możliwość uzupełnienia go o dane takie jak NIP czy PESEL.
Trudnością, którą napotkają sprzedawcy będzie nie tylko uzyskanie formalnej zgody na pozyskiwanie konkretnych danych osobowych nabywców, ale także zapewnienie bezpiecznego ich przechowywania.
